E-Mail Knigge

Folgende Regeln gelten für das Kommunizieren mit E-Mails:

Antworten

Antworten Sie auf eine Nachricht nicht mit einer neuen E-Mail. Die Antwort könnte beim Empfänger nicht mehr der Ursprungsnachricht zugeordnet werden. Die Übersicht würde leiden. Statt dessen wählen Sie die Nachricht aus und klicken auf "Antworten".

Wann Sie die Antwort schicken sollten:

Es ist üblich, auf eine E-Mail zeitnah (also möglichst bald) zu antworten. Sie bestätigen mit der Antwort den Empfang der E-Mail und signalisieren dem Absender, dass sein Anliegen beachtet wird. Auf Nachrichten von "E-Mail-Robotern" (z. B. Newsletter) brauchen Sie nicht zu antworten.

Wie oft Sie Ihr Postfach abrufen sollten:

Ihren Briefkasten für die normale Post leeren Sie sicherlich fast jeden Tag. Wenn Sie anderen ihre E-Mail-Adresse mitteilen, sollten Sie auch Ihr E-Mail-Postfach jeden Tag oder alle zwei Tage abrufen. Es gibt fast nichts Ärgerlicheres als ein E-Mail-Postfach, das nicht oder nur sporadisch geleert wird.

Wie Sie richtig zitieren:

Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, zeigt Ihr E-Mail-Programm die Nachricht in einem Bearbeitungsfenster an. Die Zeilen des zitierten Textes sollten mit ">" beginnen, nicht mit den Initialen des Absenders. Es könnte zu Verarbeitungs- oder Darstellungsproblemen kommen, falls wiederum der Absender auf Ihre E-Mail antwortet.

Entfernen Sie alle Passagen der Original-E-Mail, auf die Sie sich nicht beziehen. Schreiben Sie Ihre Antwort direkt unter oder zwischen die zitierten Zeilen, nicht über die Original-Nachricht. Sie können nicht davon ausgehen, dass der Empfänger bei einer regen Korrespondenz mit Ihnen zeitnah auf Ihre Mails antwortet. Er hat beim Empfang einer Antwort von Ihnen vielleicht nicht mehr im Kopf, um was es ging.

Die logische Wahrnehmung verlangt zunächst nach einer näheren Information, um was es bei Ihrer Antwort genau geht. Stünde die Antwort über den zitierten Zeilen, müsste der Empfänger ans Ende der E-Mail und wieder zurück scrollen, um zu erfahren, was genau Sie überhaupt meinen. Das kostet Zeit. Fehlt ein Zitat komplett, muss der Empfänger erst die passende E-Mail finden, um zu erfahren, um was es geht – sehr umständlich!