Online Rechnungen

Zunehmend gehen Unternehmen dazu über, Rechnungen statt per Briefpost nur noch elektronisch zu versenden. Hierbei ist zwischen gewerblichen und privaten Empfängern zu unterscheiden, da die gewerblichen Empfänger die in den Rechnungen enthaltene Mehrwertsteuer steuerlich berücksichtigen, was bei privaten Empfängern zu vernachlässigen ist. Dennoch bestehen gesetzliche Voraussetzungen für beide Empfängerkreise. Bei Rechnungsstellung kann nicht differenziert werden zwischen gewerblichen oder privaten Empfängern. Die vermehrte Anwendung des elektronischen Versandes hat seinen Grund in den betriebswirtschaftlich kostengünstigen und automatisierten Abläufen, die sowohl beim Versender als auch (gewerblichen) Empfänger eine weitere elektronische Verarbeitung vom Eingang bis zur Archivierung erlaubt. Es entfallen vor allem Portokosten, es entsteht ein reduzierter Materialaufwand bei Papier, Kosten für Briefumschläge und Toner, sowie der oft erhebliche Personalaufwand. Neben den allgemeinen Bestimmungen über Rechnungsbestandteile, die zu beachten sind, soll dem Umsatzsteuerbetrug entgegengewirkt werden. Nicht jedermann kann ohne einen nachweisbaren Zusammenhang zwischen Rechnung und Lieferung von Waren und Dienstleistungen eine Rechnung ausstellen. Das bestehende Signaturgesetz (§ 2 Nr. 2 SigG) verlangt, daß Rechnungen qualifiziert signiert versandt werden. Dafür gibt es entsprechende software, die der in der Regel als .pdf-Datei versandten Rechnung eine Signatur beifügt. Unternehmen, die den erheblichen Aufwand scheuen oder generell den Rechnungsversand ausgelagert haben, bedienen sich Dienstleister. Eine digitale Signatur ist ein kryptografisches Verfahren, bei dem eine Zahl berechnet wird, deren Urheberschaft und Zugehörigkeit zur Nachricht von jedem überprüft werden kann. Mit digitalen Signaturen lassen sich sichere elektronische Signaturen, bzw. qualifizierte elektronische Signaturen (§2 Nr. 3 SigG) erzeugen. Wobei digitale Signatur ein mathematischer bzw. technischer Begriff ist, während elektronische Signatur ein juristischer Begriff ist. Das bisherige Verfahren laut Signaturgesetz kann sich künftig ändern. Der Ministerrat der EU hat am 13.07.2010 die Änderung der bisherigen Mehrwertsteuerdirektive 2006/112/EC beschlossen. In Artikel 233 wird es nun den Beteiligten überlassen, wie sie die Authentizität, Integrität und Lesbarkeit einer Rechnung sicherstellen. Es wird nicht zwischen elektronischen Rechnungen und Rechnungen auf Papier unterschieden. Zulässig sind alle Verfahren, die den Zusammenhang zwischen Rechnung und Lieferung zuverlässig herstellen. Die bisher verpflichtend vorgeschriebene digitale Signatur wird als beispielhaft bezeichnet, was jedoch andere Verfahren nicht ausschließt. Allerdings scheint die neue Regelung auf den Status qualifizierte elektronische Signatur abzuheben, während die bisherige Mehrwertsteuerrichtlinie lediglich die fortgeschrittene Variante nannte. Die neue Richtlinie ist bis zum 31.12.2012 in geltendes Recht umzusetzen. Die neue Regelung ist EU-weit gültig.